Que es Facturación Electrónica?

Es la emisión de documentos de venta electrónicos del contribuyente (Factura electrónica, Boleta de Venta electrónica, Nota de Crédito electrónica, Nota de Débito electrónica, Guía de Remisión electrónica, Comprobante de Retención electrónico y Comprobante de Percepción electrónico), que debe ser aprobados por la SUNAT. El documento electrónico se genera con un Certificado Digital (Comprado por el contribuyente) y se llama "Documento con firma digital". El documento resultante, certifica que la emisión viene del contribuyente y no ha sufrido alteración en la generación del mismo en el proceso de envío a la SUNAT.

Todo este proceso de emisión en linea se genera en forma atómica; es decir, el sistema de emisión del contribuyente contempla en la transacción todo el proceso de comunicación con los sistemas de la SUNAT. Una Factura emitida se considera válida con fines tributarios, si en su generación, el organismo administración tributaria acepta la emisión como correcta, este proceso se llama Conformidad de Recepción (CDR). La Constancia indica la respuesta de la SUNAT al contribuyente, en este documento firmado digitalmente, informa el estado de la emisión de la Factura. No necesariamente esta aprobada, puede haber un estado de rechazo.

Estado actual de los sistemas de Facturación

Muchos sistemas de emisión de Documentos de Venta, desarrollan todo el ciclo de Emisión de una Factura, como un proceso interno entre los usuarios y el sistema que procesa la transacción. El área de Ventas genera el documento para el Departamento de Contabilidad y el Departamento de Cobranzas. Este escenario no contempla la emisión de la Factura Electrónica u otro documento electrónico, por ende, es el proceso tradicional de emitir un documento de venta.

Que implica desarrollar un sistema de Facturación Electrónica

Es el cambio en los procesos administrativos y de sistemas, involucra estandarizar el proceso de emisión de documentos de venta y la gestión de los mismos. La SUNAT tiene como objetivo, que los contribuyentes unifiquen sus procesos de gestión de información y les permita poder intercambiar información con el organismo supervisor.

El desarrollo implica cambiar los actores que participan en el ciclo de la Facturación. No solo debemos tener en cuenta al Cliente, los operadores y los procesos transaccionales que generan la información para la emisión de una Factura; se presenta un actor - SUNAT - importante en el modelo del sistema, hará que todo el proceso de generación de una Factura sea validado por la entidad Supervisora.

La SUNAT ofrece un conjunto de Sistemas , que participaran en el ciclo de Facturación del Contribuyente. Estos sistemas son Web Services que tienen distintas funciones. Se agrupan en Servicios Transaccionales y no transaccionales. Los servicios Transaccionales se orientan a generar la Factura del Contribuyente y el sistema del contribuyente debe tomarlo como parte de su proceso de emisión de la Factura. Los servicios no transaccionales, son servicios asíncronos, que retornan las respuesta pasado un periodo de tiempo. Estos servicios, generan un Ticket que el sistema del Contribuyente de almacenar para poder en un periodo posterior, poder saber el estado de la solicitud.

El proceso de negociación entre los sistemas del Contribuyente y los servicios de la SUNAT, generan información que debe ser almacenada para su posterior uso. En un sistema de Facturación Electrónica, los documentos digitales CDR (Conformidad de recepción), son los archivos digitales que la SUNAT reclama al Contribuyente en caso de una Auditoria.

La Facturación Electrónica, involucra validar la información que ha procesado la SUNAT y la conformidad que nos da por la información de la Factura por emitir. A fin de cuenta, la Factura se considera válida si ella da su conformidad. Todo este proceso debe ejecutarse de forma atómica, es decir, involucra tener en cuenta los siguientes actores en el proceso: Operador del sistema, Cliente y SUNAT.

Que alternativas existen para implementarlo

Existen 3 alternativas que son usadas para el proceso de emisión de Facturas Electrónicas:

Sistema integrado.

Es el desarrollo de implementar el proceso de Facturación Electrónica desde el sistema del contribuyente. Todo el proceso de la generación del documento de venta esta embebido en el Sistema de Facturación del contribuyente; solo los procesos de la SUNAT se consideran externos al sistema.

Sistema como servicio.

Es el desarrollo de implementar un Servicio Web en los sistema del Cliente, permitiendo al sistema de emisión , se comunique con el servicio y envíe toda la información que se requiere para la emisión de la Factura Electrónica. El servicio se encarga de ejecutar el proceso de emisión de la Factura Electrónica. Este escenario se aplica cuando el costo de modificar el sistema de Facturación es muy alto. Si bien no se modifica de forma profunda el sistema, debe cambiar los procesos de emisión para contemplar el envío de los datos al servicio.

Emisor de Facturas Electrónicas.

Se contrata un intermediario o Emisor de Facturas Electrónicas (PSE). Son empresas proveedoras que brindan el proceso de emisión de facturas. Estas ejecutan el proceso de emisión con la SUNAT en representación del cliente. El cliente no tiene control sobre los procesos de emisión, lo cual implica un riesgo en la gestión de los documentos de venta. Estos proveedores brindan al cliente, un servidor de archivos que el cliente lo usara para enviar los datos de las Facturas que emite. Es usado cuando el cliente no cuenta con el conocimiento técnico para desarrollar la solución.